fbpx
Công Nghệ

Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Thông tư 01

Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc của không ít dân văn phòng, đặc Ъ¡ệт là cáห bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày văn bản đúng chuẩn Thông tư 01.

1. Chỉ dùng 2 khổ giấy để soạn thảo văn bản

cách soạn thảo văn bản đúng chuẩn theo Thông tư 01

Cách trình bày văn bản chuẩn Thông tư 01 (Ảnh minh họa)
 

Mỗi lĩnh vực thường sử dụng một vài khổ giấy đặc trưng phục vụ cho công việc của mình, như lĩnh vực thiết kế, xây dựng: A0, A1, A2 hay lĩnh vực thuế, tài chính: A4, A5;…

Tương tự như vậy, trong lĩnh vực hành chính, văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (21 cm x 29,7 cm). Thực tế, không ít người có thói quen căn chỉnh lề giấy một cách tùy tiện để lên một dòng, xuống một dòng hay thậm chí để nội dung văn bản trên cùng một trang giấy. Việc làm này đã vô tình vi phạm tiêu chuẩn chung khi trình bày một văn bản hành chính.

Theo đó, nguyên tắc căn lề chuẩn theo Thông tư 01 được quy định tại khoản 3 Điều 5 như sau:

– Lề trên: cách mép trên từ 2 – 2,5 cm;

– Lề dưới: cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm;

– Lề trái: cách mép trái từ 3 – 3,5 cm;

– Lề phải: cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.

Ngoài văn bản hành chính thông thường, các giấy tờ khác như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển,… được trình bày trên khổ A5 (14,8 cm x 21 cm).

Như vậy, khi soạn thảo văn bản hành chính, người soạn thảo chỉ được dùng khổ giấy A4 hoặc A5.
 

2. Chọn phông chữ và cỡ chữ sao cho đúng?

Dù nội dung khác nhau nhưng bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn thảo trên máy tính bằng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ).

phông chữ và cỡ chữ

Chọn phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode (Ảnh minh họa)
 

Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.

Ví dụ:

– Phần Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline),

Theo đó, dòng chữ thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cỡ chữ từ 12 – 13; dòng chữ thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cỡ chữ từ 13 – 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14).

– Phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì cỡ chữ từ 13 đến 14.


 

3. Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản

Thực tế có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách ghi tên cơ quan ban hành, đặc biệt là những người mới vào nghề.

Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản, hãy luôn nhớ rằng:

– Không ghi cơ quan chủ quản với:

+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

+ Văn phòng Quốc hội;

+ Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;

+ Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

+ Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91.

– Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với các đơn vị còn lại.

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn (viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân – UBND, Hội đồng nhân dân – HĐND,…).

Đối với các văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (từ 12 đến 13), kiểu chữ đứng; nếu tên dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.

Nếu cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản dài đều có thể trình bày thành nhiều dòng. Các dòng chữ cách nhau dòng đơn (giãn dòng 1.0).

Căn cứ: Điều 7 Thông tư 01/2011/TT-BNV
 

4. Số, ký hiệu văn bản viết thế nào?

* Số của văn bản

Khi đọc các thông báo, quyết định của Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân chắc hẳn ai cũng sẽ có lúc tự hỏi tại sao văn bản lại có số này mà không phải là số kia.

Ý nghĩa của số văn bản như sau:

Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số này được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Trên văn bản, từ “Số” được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau từ “Số” có dấu hai chấm. Với những văn bản có số nhỏ hơn 10 thì phải có chữ số “0” phía trước.

cách viết số ký hiệu văn bản

Cách viết số, ký hiệu văn bản (Ảnh minh họa)

* Ký hiệu của văn bản

Tương tự như các thành phần khác, ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo tiêu chuẩn chung, không phụ thuộc vào ý muốn của người soạn thảo.

Theo đó, ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Riêng ký hiệu công văn sẽ bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo (nếu có).

Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

Ví dụ:

Nghị định do Chính phủ ban hành: Số:…/NĐ-CP

Quyết định do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Số:…/QĐ-TTg

Công văn của Bộ Tài chính do Vụ Chính sách thuế soạn thảo: Số:…/BTC-CST

5. Quy ước viết tắt tên loại văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Theo đó tất cả các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại trừ công văn.

Văn bản hành chính gồm có tất cả 32 thể loại, trong đó điển hình có một số loại thường gặp như:

Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường…

Khi trình bày văn bản hành chính, người soạn thảo cần phải “nằm lòng” quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ, cụ thể:
 

Stt

Tên loại văn bản hành chính

Chữ viết tắt

1

Nghị quyết (cá biệt)

NQ

2

Quyết định (cá biệt)

3

Chỉ thị (cá biệt)

CT

4

Quy chế

QC

5

Quy định

QyĐ

6

Thông cáo

TC

7

Thông báo

TB

8

Hướng dẫn

HD

9

Chương trình

CTr

10

Kế hoạch

KH

11

Phương án

PA

12

Đề án

ĐA

13

Dự án

DA

14

Báo cáo

BC

15

Biên bản

BB

16

Tờ trình

TTr

17

Hợp đồng

18

Công văn

 

19

Công điện

20

Bản ghi nhớ

GN

21

Bản cam kết

CK

22

Bản thỏa thuận

TTh

23

Giấy chứng nhận

CN

24

Giấy ủy quyền

UQ

25

Giấy mời

GM

26

Giấy giới thiệu

GT

27

Giấy nghỉ phép

NP

28

Giấy đi đường

ĐĐ

29

Giấy biên nhận hồ sơ

BN

30

Phiếu gửi

PG

31

Phiếu chuyển

PC

32

Thư công

 

 

6. Trình bày nội dung ngắn gọn, chính xác

Theo Điều 11 Thông tư 01, nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, chính vì vậy cần chú ý các yêu cầu sau:

– Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

– Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

– Dùng từ ngữ phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết), thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

– Lưu ý viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng…

Bên cạnh đó, không được viết tắt bừa bãi mà chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Những cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

7. Ký tên, đóng dấu thế nào cho chuẩn?

* Cách ký tên

– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay mặt là người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Thông tư 01 1

– Trường hợp ký thay thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. Người có thẩm quyền ký thay là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Thông tư 01 2

– Trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh), “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền là cấp trưởng của phòng, ban thuộc cơ quan, tổ chức.

Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Thông tư 01 3

Lưu ý:

– Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

– Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.

* Cách đóng dấu

– Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.

– Đóng dấu treo: Là dùng con dấu đóng lên trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo thường được sử dụng trong các văn bản nội bộ hoặc trong liên đỏ hóa đơn tài chính (khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP).

– Đóng dấu giáp lai: Dùng để đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của văn bản có từ 2 tờ trở lên. Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản (khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV).

8. Sơ đồ cách trình bày văn bản dễ hiểu nhất

Để có thể dễ dàng trình bày một văn bản bất kỳ nói chung hoặc văn bản hành chính nói riêng, bạn đọc tham khảo sơ đồ cách trình bày văn bản dưới đây:
 

sơ đồ cách trình bày văn bản


Sơ đồ cách trình bày văn bản theo Thông tư 01

 

Trong đó:

Ô số

:

Thành phần thể thức văn bản

1

:

Quốc hiệu

2

:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3

:

Số, ký hiệu của văn bản

4

:

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a

:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b

:

Trích yếu nội dung công văn

6

:

Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c

:

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8

:

Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b

:

Nơi nhận

10a

:

Dấu chỉ mức độ mật

10b

:

Dấu chỉ mức độ khẩn

11

:

Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12

:

Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13

:

Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14

:

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

15

:

Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

 

Nguồn: https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/cach-trinh-bay-van-ban-chuan-thong-tu-01-570-20126-article.html
Từ khóa
Back to top button
Close